Vendre un appartement en copropriété : les documents à fournir

Pour vendre un appartement en copropriété, le propriétaire doit réunir des informations sur le logement, l’immeuble et la situation financière du lot, puis les transmettre à l’acquéreur aux étapes prévues de la vente. Les documents nécessaires à la vente d’un appartement en copropriété comprennent notamment les diagnostics techniques et, selon la situation de l’acquéreur, le règlement de copropriété et les procès-verbaux d’assemblée générale.

Certains éléments servent dès la mise en vente ou la première visite ; d’autres doivent être remis lors de la promesse de vente ou avant la signature de l’acte authentique.

Quels éléments prévoir dès la mise en vente et la visite ?

L’annonce doit renseigner sur l’appartement et la copropriété. Elle indique notamment le nombre de lots, la superficie, le montant annuel des charges du budget prévisionnel payé par le vendeur et les dépenses prévisibles mentionnées dans le DPE.

Elle précise les procédures liées aux difficultés financières de la copropriété et oriente l’acquéreur vers le site Géorisques pour vérifier les risques naturels et technologiques susceptibles de concerner le bien. Si un professionnel est mandaté pour la vente, l’annonce indique ses honoraires et la personne qui les prend en charge.

À la première visite, le vendeur ou son mandataire remet un état des risques si le logement est situé dans un secteur exposé à un risque naturel, minier, technologique, sismique ou lié au radon. À défaut, l’acquéreur peut demander la résolution de la vente ou une diminution du prix.

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Les documents sur l’organisation et les travaux de l’immeuble

Lorsqu’une promesse de vente est signée, le vendeur remet à l’acquéreur les documents relatifs à la copropriété, y compris ceux sur sa situation financière, au plus tard à cette date. Si l’acquéreur est déjà propriétaire d’un lot dans la copropriété, le vendeur ne lui remet que les informations sur la situation financière et le dossier de diagnostic technique.

Les documents sur l’organisation et les travaux comprennent :

• la fiche synthétique, qui renseigne sur les caractéristiques techniques et financières, l’organisation et le fonctionnement de la copropriété ;
• le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes modificatifs publiés ;
• les procès-verbaux des assemblées générales des 3 dernières années ;
• le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• les conclusions du diagnostic technique global, s’il existe ;
• le plan pluriannuel de travaux ou son projet ;
• la notice expliquant les droits et les obligations des copropriétaires ainsi que le fonctionnement du syndicat.

Le règlement et l’état descriptif renseignent sur l’organisation des lots. Les procès-verbaux retracent les décisions d’assemblée, tandis que le carnet d’entretien et le plan de travaux apportent des informations sur l’immeuble.

La promesse de vente n’est pas obligatoire. Si les parties signent directement l’acte authentique, le notaire transmet à l’acquéreur le projet d’acte accompagné des informations sur la copropriété, dont les documents énumérés par Service-Public.fr pour cette situation.

Les informations financières à communiquer à l’acheteur

Les informations financières renseignent l’acquéreur sur les dépenses liées au lot et sur la situation de la copropriété. Le vendeur réunit :

• les charges courantes du budget prévisionnel et les charges hors budget prévisionnel qu’il a payées pendant les 2 exercices comptables précédant la vente ;
• lorsqu’un fonds de travaux existe, la somme correspondant à la part attachée au lot ainsi que la dernière cotisation versée par le vendeur ;
• les sommes susceptibles d’être réclamées à l’acquéreur par le syndicat, comme une avance de trésorerie ;
• l’état global des impayés de charges au sein du syndicat et de sa dette envers les fournisseurs.

Les charges payées par le vendeur renseignent sur les dépenses passées du lot. Les sommes susceptibles d’être dues par l’acquéreur et l’état des impayés éclairent sa situation future et celle de la copropriété.

Le dossier de diagnostic technique du logement

En cas de promesse de vente, le dossier de diagnostic technique est remis à l’acquéreur en même temps que cette promesse. Il rassemble des informations sur le logement et certains risques, notamment :

• le diagnostic de performance énergétique (DPE) ;
• le constat de risque d’exposition au plomb pour la partie privative et l’état mentionnant la présence ou l’absence d’amiante ;
• l’état de l’installation intérieure d’électricité et celui de gaz, si l’installation concernée de la partie privative a plus de 15 ans ;
• l’état relatif à la présence de termites dans la partie privative et l’état des risques et pollutions ;
• l’état relatif au risque de mérule si le bâtiment se situe dans un secteur délimité par le préfet, où des mérules ont été signalées à la mairie ;
• le diagnostic bruit si le logement se situe dans un secteur exposé au bruit, délimité par le plan d’exposition au bruit d’un aérodrome ;
• la surface privative du lot (loi Carrez) ;
• l’arrêté de mise en sécurité ou de traitement de l’insalubrité pris sur la partie privative, s’il existe.

Le DPE porte sur la performance énergétique, tandis que la surface loi Carrez renseigne sur la superficie privative. Les états relatifs aux installations ou aux risques répondent aux situations précisées pour chacun.

L’absence de transmission de l’état des risques pour un logement situé dans une zone concernée, ou d’un arrêté de mise en sécurité ou d’insalubrité existant, peut permettre à l’acquéreur de demander l’annulation du contrat ou une diminution du prix. Un notaire peut vous éclairer sur les pièces correspondant à votre logement et leur validité.

L’état daté à demander avant la vente

L’état daté est obligatoire pour la vente d’un lot de copropriété : il renseigne sur la situation financière du lot vis-à-vis de la copropriété. Le syndic l’établit à la demande du vendeur ou du notaire chargé de rédiger l’acte, puis le transmet au notaire avant la vente.

Le document distingue les sommes dues par le vendeur au syndicat, celles que le syndicat pourrait devoir au vendeur et celles qui seront à la charge de l’acquéreur. Il comprend notamment des informations sur les provisions, les avances de trésorerie et, le cas échéant, les charges impayées ou l’emprunt collectif.

Selon la fiche officielle sur l’état daté, son coût est facturé au vendeur et ne peut dépasser 380 € TTC. Il doit être prévu au contrat du syndic dans la rubrique des frais imputables aux seuls copropriétaires et approuvé par l’assemblée générale. Un montant supérieur peut être contesté, y compris en cas de vente simultanée de plusieurs lots.

Le syndic transmet aussi au notaire un certificat de moins d’1 mois attestant que le vendeur n’a pas de dette envers la copropriété. En présence de dettes, il peut former opposition au versement du prix pour en obtenir le paiement.

Remettre les documents et conserver la preuve de leur réception

Les documents peuvent être transmis par courrier, en main propre ou par un procédé dématérialisé, comme un courriel ou une clé USB, avec l’accord écrit de l’acquéreur. Devant notaire, celui-ci atteste leur remise en signant la promesse. Si elle est signée sans notaire, il l’atteste par un écrit daté et signé de sa main.

Certains documents conditionnent le départ du délai de rétractation : la fiche synthétique, le règlement de copropriété et l’état descriptif de division avec leurs actes modificatifs publiés, les procès-verbaux des 3 dernières années et les informations financières énumérées pour la promesse. Le délai démarre le lendemain de leur réception.

En l’absence de promesse, un délai de réflexion d’au moins 10 jours doit être respecté avant la signature de l’acte. Si la fiche synthétique, le règlement et l’état descriptif avec leurs actes modificatifs publiés, les procès-verbaux des 3 dernières années ou l’état global des impayés et de la dette envers les fournisseurs n’ont pas été remis à l’acquéreur, ce délai commence le lendemain de leur réception.

Après la signature, le changement de propriétaire doit être notifié au syndic par le notaire, l’acquéreur ou le vendeur.

Questions fréquentes